Een personeelshandboek is een van die klusjes die je voor je uit blijft schuiven. Er is altijd wel een ‘belangrijkere’ taak. En dat begrijp ik want het is ook een project waar je de tijd voor moet nemen en het resultaat is niet direct zichtbaar. Desalniettemin heeft het hebben van een personeelshandboek wel belangrijke voordelen dat je op termijn resultaat gaat opleveren. Hieronder vertel ik waarom je een personeelshandboek moet maken, hoe je dat aanpakt en wat erin moet. Je kunt ook een voorbeeld personeelshandboek downloaden waarin ik alvast een indeling voor je hebt gemaakt (onderaan de pagina). Je hoeft het handboek alleen maar in te vullen en aan te vullen.

Waarom een personeelshandboek

De nieuwe manier van werken draait om de mens. Of specifieker, om het tevreden houden en daarmee behouden van je personeel. Een belangrijk onderdeel van het behouden van je medewerkers is het bieden van duidelijkheid en structuur binnen je bedrijf. Dit is precies waar een personeelshandboek voor kan zorgen.

Een personeelshandboek geeft nieuwe werknemers direct een beeld van het bedrijf, de cultuur, structuur en processen. Voor de huidige werknemers is het een middel waarop ze terug kunnen grijpen op het moment ze met vragen zitten. Het personeelshandboek zorgt voor eenduidige communicatie en geeft duidelijkheid. Het is ook een manier om transparant te zijn naar je werknemers, maar geef jou als werkgever ook zekerheid omdat je alles goed hebt vastgelegd.

Wat is een personeelshandboek

Een personeelshandboek is een document dat de cultuur, regels, beleid en procedures van een bedrijf beschrijft. Traditioneel gezien is het bedoeld om medewerkers te informeren over hun rechten en plichten binnen het bedrijf, en om te zorgen voor een consistente toepassing van de regels. Hierdoor weet iedereen waar ze aan toe zijn, waardoor er minder ruimte is voor misverstanden en onduidelijkheid. Maar tegenwoordig zie ik het ook als een manier om kennis te maken met de bedrijfsidentiteit. Hoe gaan we met elkaar om? Wat vinden we belangrijk? Waar staan we voor? Ook de ‘softe’ kant van personeelsmanagement wordt meegenomen.

Wat moet er in een personeelshandboek staan?

Wat moet er nu precies in zo’n personeelshandboek staan? Hieronder een aantal belangrijke onderdelen die in ieder personeelshandboek thuishoren:

• Bedrijfsinformatie:
  • Ontstaansgeschiedenis
  • De missie, visie en waarden
  • De cultuur die we willen creëren/behouden
  • Organogram
  • Functieomschrijvingen
• Arbeidsvoorwaarden:
  • Salarissen (bijvoorbeeld als je een salarisschaal hebt)
  • Vakantie-/verlofregelingen
  • Overige vergoedingen
  • Reiskostenvergoeding
  • Ontwikkelingsbudget
  • Pensioen
  • Etc.
• Regels en beleid:
  • Werktijden
  • Dresscode
  • Gedragscode
  • Social media beleid
  • Overwerk
  • Woon-werkverkeer
  • Thuiswerkbeleid
  • Feestdagen
  • Etc.
• Procedures:
  • Ziekmelding
  • Verzuimbegeleiding
  • Arbeidsongeschiktheid
  • Klachtenprocedure
  • Vertrouwenspersoon
  • Veiligheidsprocedure
  • Opleidingen aanvragen
  • Etc.

Onmisbare tips

Schrijf het personeelshandboek met je oog op de twee doelgroepen: nieuwe én huidige werknemers. Als je twijfelt of iets er wel of niet in moet, vraag jezelf dan af of dat 1. van waarde is voor deze twee groepen en 2. past bij de doelen van het personeelshandboek (duidelijkheid, eenduidige communicatie, transparantie, zekerheid).

Verder moet je het personeelshandboek zien als een dynamisch document. Je kunt op een continue basis dingen toevoegen of wijzigen. Zorg er wel voor dat het beleid eenduidig blijft. Te veel knutselen aan beleid en regels zorgt natuurlijk juist voor onduidelijkheid. Wat ik bedoel heeft vooral te maken met het up to date houden van je handboek.

Wanneer je aan de slag gaat, zorg er dan voor dat je een schrijfstijl gebruikt die past bij het bedrijf. Houd het handboek in alle gevallen positief. Het is geen wetboek, dus houd je luchtig, maar duidelijk. Schrijf geen oneindig lange teksten, maak het uitnodigend om te lezen. Werk bijvoorbeeld met een duidelijke structuur.

Bij de introductie van het handboek is het goed om feedback te vragen van je personeel. Laat ze suggesties doen, anders stuit je op weerstand.

Het opstellen van een personeelshandboek is zeker geen gemakkelijke taak, maar het is wel een noodzakelijke stap voor elk bedrijf dat serieus is over het behouden van haar medewerkers. Het biedt duidelijkheid en structuur voor zowel de werkgever als de werknemer, waardoor iedereen zich veiliger en prettiger voelt binnen het bedrijf.

Het is een project waar je de tijd voor moet nemen. Om je op weg te hebben heb ik een voorbeeld van een personeelshandboek waarin een indeling is gemaakt en een begin van de tekst. Pas en vul het aan waar nodig en je bent weer een stap dichterbij een sterk team.