Alles wat je moet weten over exitgesprekken

Exitgesprekken zijn een belangrijk onderdeel van het personeelsmanagement. Ze bieden de mogelijkheid om de redenen te achterhalen waarom een werknemer besluit het bedrijf te verlaten, en om eventuele problemen of knelpunten aan te pakken. Hierdoor kun je als ondernemer leren van je fouten en je verbeteren, zowel voor de huidige als toekomstige werknemers. Zo dragen werknemers die je verlaten bij aan een afname van je personeelsverloop!

Exitgesprekken zijn ook belangrijk voor de werknemer zelf. Het biedt een kans om feedback te geven en eventuele problemen te bespreken die zij tijdens hun tijd bij het bedrijf hebben ervaren. Dit kan helpen bij het verbeteren van hun toekomstige werkomgeving en carrière. Maar er is ook een grotere kans dat ze gaan fungeren als ambassadeurs van jouw bedrijf.

Wie voert het exitgesprek?

Exitgesprekken zijn alleen van waarde als de werknemer eerlijk durft te zijn. Ik ben er daarom een grote voorstander voor om het gesprek te laten voeren met een neutrale gesprekspartner. Bijvoorbeeld een betrokken HR-medewerker of de vertrouwenspersoon.

Het is niet de bedoeling dat je iemand het gesprek laat voeren die de werknemer niet kent of nooit/zelden mee gewerkt heeft. Maak ook niet de vergissing door jullie band te overschatten en het gesprek als directeur zelf te doen. Je blijft de ‘baas’ en ondanks dat jullie samenwerking tot een eind komt, zul je gekleurde of genuanceerde antwoorden krijgen.

Hoe pak je een exitgesprek aan?

Het uitvoeren van een goed exitgesprek vereist een aantal stappen:

1. Plan een geschikte tijd en locatie voor het gesprek. Zorg ervoor dat de werknemer zich op zijn gemak voelt en dat er geen afleidingen zijn.
2. Stel voorbereide vragen. Zie hieronder voor een goede inhoud van het gesprek
3. Luister actief naar de werknemer. Geef aandacht aan hun antwoorden en stel vervolgvragen om meer inzicht te krijgen. Vraag de medewerker ook actief om kritisch te zijn.
4. Maak aantekeningen tijdens het gesprek. Dit helpt bij het opstellen van een rapport en bij het nemen van eventuele vervolgstappen. Let er wel op dat je niet constant achter een scherm zit. Blijf oogcontact maken.
5. Bedank de werknemer voor de tijd en inzet. Laat ze weten dat de feedback waardevol is en dat het bedrijf zal werken aan verbeteringen.

Wat bespreek je tijdens exitgesprekken?

Tijdens dit gesprek zijn er een aantal onderwerpen die aan bod moeten komen om een volledig beeld te krijgen van de redenen voor het vertrek en om eventuele verbeterpunten aan te pakken. Hieronder geef ik een opsomming van deze onderwerpen.

1. Redenen voor vertrek: Dit is het belangrijkste onderwerp van het gesprek en is de reden waarom het exitgesprek plaatsvindt. Het is belangrijk om de werknemer de kans te geven om zijn of haar redenen voor vertrek uit te leggen, zodat de werkgever in staat is om eventuele problemen te identificeren en te onderzoeken.
2. Feedbackronde: Je wilt uiteindelijk feedback krijgen op 5 onderdelen:
   1. Inhoud van het werk
   2. De werkomgeving en arbeidsomstandigheden (de praktische kant, maar ook de softe kant zoals de werkdruk, cultuur, sfeer, etc)
   3. Arbeidsverhoudingen (met collega’s, leidinggevende, externen en overige betrokkenen)
   4. Arbeidsvoorwaarden
   5. De bedrijfsidentiteit (bijvoorbeeld waar het bedrijf voor staat, hoe het zich presenteert, hoe klanten erop reageren, etc.)
3. Werkprestaties: Tijdens het gesprek kun je ook feedback vragen over de werkprestaties van de werknemer. Dit geeft de werkgever een beeld van hoe de werknemer zijn of haar werk heeft gedaan en of er eventuele verbeterpunten zijn die aangepakt moeten worden. Zorg wel dat hier niet te veel nadruk op ligt. Het is geen beoordelingsgesprek. Je bespreekt dit onderwerp alleen om de werknemer verder te helpen in zijn/haar carrière.
4. Toekomstplannen: Tot slot is het belangrijk om te bespreken of de werknemer plannen heeft voor de toekomst. Dit kan helpen bij het identificeren van eventuele verbeterpunten voor de werkgever, zoals het bieden van opleidingsmogelijkheden of het aanbieden van doorgroeimogelijkheden.

Wat gebeurt er daarna?

Exitgesprekken zijn alleen effectief als je ook iets doet met de feedback! Laat degene die het gesprek heeft gedaan de uitkomst aan je rapporteren. Het is niet de bedoeling dat die persoon dat 1-op-1 doorspeelt aan jou. Ze moeten er een versie van maken waar alles in staat, maar wel dusdanig is genuanceerd dat het een acceptabele versie is vanuit het oogpunt van de werknemer om door te spelen aan de ondernemer.

Bespreek daarna altijd de uitkomst van de gesprekken in een management-/directieoverleg. Overleg welke concrete stappen je kunt nemen om de feedback te incorporeren en wijs deze aan een specifiek persoon toe.

Exitgesprekken zijn een belangrijk instrument voor het verbeteren van de werkomgeving en het behouden van talent in een organisatie. Het is belangrijk om open en eerlijk te communiceren met werknemers, zowel tijdens hun dienstverband als bij hun vertrek. Door deze gesprekken aan te pakken, kan een bedrijf zich verbeteren en zich onderscheiden als een aantrekkelijke werkgever.